速达软件数码行业解决方案

数码行业建帐操作说明 一、数据基本信息 帐套代码：数码帐套名称（公司名称）：数码行业 帐套代码以10个字节长度可以是英文，数字或者汉字 开账日期：2006年1月1日建议启用帐套的日期在每个月的1号 二、行业属性设定 1、根据数码行业特定的销售模式，在此帐套小企业会计制度选择和纳税性质根据根据企业的实际情况设置，此例子帐套选择了“一般纳税人”。行业类型和纳税性质这两项选择启用帐套后是不可以修改的。行业默认属性：提供了三个选项，并根据所选择的行业不同而有所区别，而且默认的选项不可以修改 2、本帐套科目级长：4-4-3-3-2-2 3、因为行业中涉及到零售与代销以及批发，所以在设定二级会计科目的时候选择的长度为4，这样可以合理的避免当客户已经超过999个的时候无法新增新客户，系统内提供最多六级的会计科目，除第一级科目长度不能修改之外，其他各级科目长度均可以由用户根据公司的实际情况来定义长度，但科目编码总长度不得超过18位。第二级科目的长度的好根据客户或供应商的多少来定义。假设第二级科目为2位，那么客户或供应商的数量最多能够超过99个，为3位最多不能够超过999个，依次类推。此选项启用帐套后不可以修改 4、行业默认属性：提供了三个选项，并根据所选择的行业不同而有所区别，而且默认的选项不可以修改 5、在“进销存与财务结合使用”的设置下，软件会自动在“应收帐款”、“应付帐款”、“预收帐款”、“预付帐款”这几个往来科目下根据客户、供应商资料自动添加相应的二级会计科目，所以二级科目长度直接影响客户供应商的数量；所以根据一年左右可能会有的最大的客户、供应商数量来设置二级科目长度。 6、仓库库存选项：禁止负库存出库及期末负库存结账 为了便于成本的核算、为方便月未企业部门间的对账，在仓库库存选项的设定上，我们建议禁止负库存出库的业务，同时禁止企业期未负库存结账。 7、价格跟踪方式：以参考价 当前的数码行业，竞争非常激烈，价格竞争是保证企业在竞争中取得优势的一个有力的手段，建设价格跟踪统一采用以参考价跟踪这种价格跟踪方式 8、凭证字：现收、现付、银收、银付 系统共提供了“记”、“收、付、转”、“现收、现付、银收、银付”、“转”三种凭证字 备注：以下项目是帐套建立后不能更改的选项 1）所属行业（行业默认属性） 2）纳税性质 3）进销存与财务是否结合使用 4）会计科目长度 5）凭证字 6）帐套启用日期 三、初始化的其他需要注意的事项 1、进销存初始化 1）初始数据信息的编码设置的有建议有一定的规律，以方便今后在使用中查询。可以根据有关类别进行过滤查询。为了方便用户能更迅速的做好进销存初始化。软件提供了资料导入的功能，在需要导入的Excel资料中，格式内容没有问题的情况下。货品资料，客户资料和供应商资料可以进行资料导入，得对资料进行手工匹配客户。 2）对于客户、供应商在建账期初仍有未结清的款项时，需要在客户、供应商资料中的 “期初应收”、“期初应付”中输入，在经销存与财务结合使用的情况下，软件会自动将该处录入的期初往来款转到“帐务初始数据”中；这是在启用帐套后不可以进行修改或者补录的。 3)货品资料的某些信息，如存货类型，货品属性，成本核算方法，加权价都需要在新增货品状态下定义好，定义好启用帐套后，这些信息都是无法修改的。 4）设置好货品资料和仓库资料，期初库存可以在库存商品初始化中进行输入。成本核算方法为“移动加权法”和“全月一次法”的货品，加权价也可以对应的在此输入，和在货品资料中的加权价输入窗口是一样的性质。如果是成本核算方法为“个别指定法”的货品，货品对应每一个批次的初始库存和加权价需要从这个窗口进行录入。 5）如果企业有委托代销业务，在启用账套前还需要录入货品己经发出尚未进行代销结算的各项委托代销初始数据。有期初发生估价入库并且尚未冲回的，应在初始化时输入其初始数据。 6）收付款帐户中的开帐余额需要在初始化中进行输入，开帐后无法输入。 2、帐务数据初始化 1）3000pro比3000std增加了固定资产模块，在期初固定资产初始化采用卡片形式录入。用户根据企业固定资产的情况对固定资产进行增加既可。 2）帐务初始化中的“本年年初”列是不能输入的，只能输入“期初余额”和“本年累计”，软件自动按照科目的借贷方方向反向计算出“本年年初”。 本年损益累积发生是仅针对损益类科目的。损益类科目每月结转损益之后余额都为0，从本年1月1日到开账前一天的损益类科目累积发生额就输入在此处，该列金额不计算，仅仅是为了“利润表”中“本年累计数”的完整。若该列没有录入，且开账日期不是1月1日，那么生成第一个月的利润表时，“本年累计数”=“本月数”。输入完成后， 点击“试算平衡”按钮，如果通过试算平衡，就说明可以启用帐套。试算平衡只说明经软件验证，输入的数据借贷方相等，至于数据的正确性则需要用户自己验证。 3)数据初始化工作做完后，建议客户将帐套做一个备份，方便启用之后修改。方便启用后，发现输入错误或者忘记输入数据的情况，可以恢复启用前的备份文件进行处理。以免重复建帐再做操作。 四、启用帐套的基本业务操作 1、采购模块 1）采购订单只是一种对采购意向做记录的单据，单据在保存后，不会对任何数据产生影响。如果订单不需要执行，可以使用“中止执行”的功能使单据作废； 2）估价入库用于发生“货已到、发票未到”的业务时对未知采购单价的货品办理暂时入库的手续；当收到发票，只需开具采购收货单，引用相应的估价入库单进行保存，系统会自动生成对应的红字估价单冲回原有估价单，并做相应的会计处理； 3）采购收货单用于对货品办理入库手续，视情况可以引用采购订单或估价入库单进行编制，也可以不通过订单直接进行收货。 4）而采购付款是指对采购所发生的货款进行支付。做应付款或预付冲应付时需引用对应的采购收货单，也可以直接做预付款或应付转预付。如果退回预付款，可直接做预付款的红字单据。如果因退回已付款的收货单、同时选择了冲抵往来造成应付款大于货款，可使用应付转预付将红字应付转为预付款； 5）采购退货用于对采购的货品进行退货的处理。正常情况下建议退货时引用对应的采购收货单或现款采购单进行编制。一般情况下，已付清款项的采购收货退回时使用“退回现款”，反之则使用“冲抵往来”。 6）现款采购用于对“一手交钱、一手交货”这种及时付清往来款项的业务进行处理，可以免去先收货、后付款的操作，使处理的过程更加简单、直接。 2、销售模块 1）销售订单只是一种对销售意向做记录的单据，单据在保存后，不会对任何数据产生影响。如果订单不需要执行，可以使用“中止执行”的功能使单据作废； 2)委托代销用于发生“先发货、再结算”的业务，在之后的代销结算中再进行结算； 3）销售开单用于对货品进行销售，视情况可以引用销售订单进行编制，也可以不通过订单直接进行收货。 4）而销售收款是指对销售所发生的货款进行收入。做应收款或预付冲应付时需引用对应的销售收货单，也可以直接做预付款或应付转预付。如果退回预付款，可直接做预付款的红字单据。如果因退回已付款的收货单、同时选择了冲抵往来造成应付款大于货款，可使用应付转预付将红字应付转为预付款； 5）销售退货用于对销售开单出去的货品进行退货的处理。正常情况下建议退货时引用对应的销售收货单或现款销售单进行编制。一般情况下，已付清款项的采购收货退回时使用“退回现款”，反之则使用“冲抵往来”。 6）现款销售用于对“一手交钱、一手交货”这种及时付清往来款项的业务进行处理，可以免去先收货、后付款的操作，使处理的过程更加简单、直接。 3、仓库管理 1）对于数码用品行业这种商品流通型企业而言，在日常业务中不存在生产过程，所以领料单、退料单、产品进仓单这三种单据一般不进行编制。当然，如果有领用办公用品等特殊的行政领料业务发生时，可以使用领料单进行编制；另外需要注意的是，产品进仓单指的是产成品的验收入库，并不是对采购回来的货品进行入库，所以，在开具采购收货单后，不能再开具相同的产品进仓单； 2）仓库调拨单指的是对不同仓库之间的货品进行调拨处理。在本软件中，只支持仓库间的同价调拨，换而言之，调拨单中的货品单价不允许修改； 3）库存变动单用来处理库存商品的临时变动业务，如汽车用品行业可能用到的货品样品领用。开具库存变动单之后，账面的库存数量不会改变，这一业务只会在实际库存报表中反应； 4）在该数码行业帐套中并不存在组装与拆卸组装与拆卸用于对可进行由若干独立货品合并成另一种独立货品，或者一独立货品分解成若干独立货品的业务处理。做组装或拆卸之前，都需要先在组装后或拆卸前的货品的基本资料中设置组成元素资料； 5）库存盘点用于对账面库存与实际的库存之间的一致性进行盘点调整，或对经营过程中商品的溢、损进行处理。其中，蓝字表示盘盈，红字表示盘亏； 6）存货调价用于调整库存商品的成本价。需要特别注意的是，存货调价必须遵循会计的谨慎性原则和可变现净值孰低法原则，在企业持续经营中因历史成本与市面价值出现偏差的情况时才进行成本价的调整。所以，不允许使用存货调价单对由于操作失误或者计算中出现的错误进行修正； 4、帐务系统、固定资产、工资模块 1）由进销存业务、工资等自动生成会计凭证，和在账务系统中的“凭证录入”中手工编制其他会计凭证每个月都需要经过审核，登帐才能产生有关帐务报表，有损益类科目发生则还需要结转损益。有外币核算业务需要进行期末调汇。需要注意的是，损益表的数据需要结帐到下一个会计期间才可以正确生成。现金流量表的数据则需要对核算现金流行科目的凭证进行现金流量分配才可产生。 2）有固定资产业务需要每月进行固定资产计提折旧。需要注意的是本期增加的固定资产本期不计提折旧，下期计提折旧；本期减少的固定资产照提折旧，下期停止计提折旧。 3）工资核算模块首先要注意，员工的固定工资是在员工资料中进行输入，其次需要注意的是，各个工资项目的计算公式需要定义完整，并通过检测才可以计算正确。支付工资后，设置好有关的工资分配科目进行分配就可完成工资模块的工作。 5、系统日常维护操作 1）在现有数据下，帐套文件不能通过引入导到软件中使用，所以建议客户无论是否是初始在做初始化，都建议客户做好数据备份，以避免数据出错又无备份造成不必要的损失。 2）由于数据量持续累增加大，可能会造成帐套运行速度降低。这时可以用软件中的初始数据导入功能，将帐套的基础资料和期末余额转到一个新的帐套，在新的帐套中继续进行工作。做初始数据导入之前，必须先把帐套进行结账，并且不能再录入下一期的数据。 3）当速达软件公司退出本产品的升级补丁时，可通过登录官方网站下载合适的升级补丁进行安装升级。每次升级到新版本之后，都需要进行帐套修复。 4）系统维护可对数据进行备份、恢复、修复，基本能满足客户的对帐套的日常管理。 5）对不需要的帐套，可以进行删除。删除时可选择放入帐套回收站或者彻底删除，放入帐套回收站只是逻辑上的删除，指将帐套从帐套列表中删除，日后需要时还可以恢复进行操作；彻底删除则是把帐套从硬盘上做完全的物理删除，无法再进行恢复